Suomen Roverway-joukkuetta edustamaan ovat oikeutettuja vuosina 1989-1996 syntyneet Suomen partiolaisten jäsenmaksun maksaneet nuoret.

Roverway-tapahtuman aikana jokainen  joukkueen jäsen edustaa suomalaista partiotoimintaa. Siksi tapahtumapaikalla ja siirtymisten aikana pidetään partiohuivia kaulassa ja käyttäydytään partiomaisesti. Tapahtuman aikana päihtyneenä esiintyminen on kielletty. Leiri- ja tapahtuma-alueella tupakointi on sallittu vain erikseen osoitetuissa tupakointipaikoissa.

Mikäli osallistuja vakavasti vaarantaa muiden osallistujien turvallisuuden tai muutoin rikkoo tapahtuman ja joukkueen sääntöjä, voidaan hänet poistaa tapahtumasta joukkueenjohtajan päätöksellä. Tällöin osallistuja vastaa itse poistamisen aiheuttamista kustannuksista, eikä hänellä ole oikeutta saada hyvitystä maksetusta osallistumismaksusta.

ilmoittautumisesta tulee sitova, kun ilmoittautunut osallistuja on maksanut ensimmäisen erän osallistumismaksusta, mutta kuitenkin viimeistään 20.12.2011, jos osallistumista ei ole peruutettu

Ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen ja ennen 20.4.2012  peruutuksen tehneiltä laskutetaan 25% osallistumismaksusta.

21.4.2012 jälkeen peruutuksen tehneiltä laskutetaan osallistumismaksu kokonaan. Jos peruutusta ei tehdä lainkaan, toimitaan myös edellä mainitulla tavalla.

Oman osallistumisoikeuden saa siirtää toiselle joukkueen ehdot täyttäneelle ja vuoden 2012 Suomen Partiolaisten jäsenmaksun maksaneelle. 1.5.2012 jälkeen tehdystä nimensiirrosta peritään 20€ käsittelymaksu

Ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen vain pätevästä syystä (esim. oma tai lähiomaisen vakava sairaus, tapaturma tai kuolema) tehdystä peruutuksesta ei peritä osallistumismaksua.